Polityka prywatności i plików cookies

Ostatnia aktualizacja: 15 maja 2026

Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w serwisie internetowym prowadzonym w ramach projektu XperiBase.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

XperiBase Spółka z o.o. z siedzibą w 15-540 Białystok, ul. Żurawia 71, Polska, NIP: 741-217-51-61, REGON: 543600515, zwana dalej „Administratorem”.

Serwis może działać pod marką XperiBase, XperiBase Art-Tech lub inną nazwą projektową, jednak administratorem danych osobowych jest wskazany powyżej podmiot.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@xperibase.pl

2. Charakter serwisu

Serwis ma charakter informacyjny, artystyczny, edukacyjny, społeczny i projektowy. Służy w szczególności do prezentacji projektu XperiBase, działań artystycznych, multisensorycznych, dostępnościowych, edukacyjnych, wystawienniczych oraz partnerskich.

Serwis może zawierać informacje o projektach artystycznych, ankiety, formularze zainteresowania, opisy koncepcji, działań grantowych, edukacyjnych, wystawienniczych lub partnerskich.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać następujące dane:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• stanowisko lub funkcję,
• nazwę firmy, instytucji lub organizacji,
• odpowiedzi udzielone w ankiecie,
• treść wiadomości przesłanej przez formularz,
• informacje dotyczące zainteresowania projektem,
• informacje techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, dane przeglądarki, typ urządzenia oraz pliki cookies.

Podanie danych w formularzu lub ankiecie jest dobrowolne, ale może być niezbędne do przesłania ankiety, obsługi zapytania, kontaktu w sprawie projektu lub przygotowania dokumentacji projektowej.

4. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

4.1. Obsługa ankiet i formularzy zainteresowania

Dane podane w ankiecie lub formularzu zainteresowania, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, stanowisko, nazwa organizacji oraz odpowiedzi ankietowe, przetwarzamy w celu:

• obsługi ankiety,
• analizy zainteresowania projektem,
• poznania potrzeb odbiorców, instytucji i partnerów,
• oceny możliwości współpracy,
• przygotowania dokumentacji projektowej, grantowej, edukacyjnej, wystawienniczej lub partnerskiej.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozwoju projektu, analizie zainteresowania, kontakcie organizacyjnym i dokumentowaniu potrzeb odbiorców oraz partnerów.

4.2. Kontakt w sprawie projektu

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z Administratorem przez formularz, e-mail lub ankietę, dane mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji oraz organizacji dalszych działań związanych z projektem.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze kontaktu i komunikacji z osobami zainteresowanymi projektem.

Jeżeli kontakt prowadzi do zawarcia umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, podstawą przetwarzania może być również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.3. Dokumentacja projektowa, grantowa, edukacyjna lub wystawiennicza

Dane związane z ankietami, korespondencją, listami intencyjnymi, zgłoszeniami lub zainteresowaniem projektem mogą być wykorzystywane do przygotowania dokumentacji projektowej, grantowej, edukacyjnej, wystawienniczej, partnerskiej lub inwestycyjnej.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dokumentowaniu zainteresowania projektem i przygotowywaniu materiałów niezbędnych do jego rozwoju.

4.4. Analityka i poprawa działania strony

Możemy analizować sposób korzystania ze strony w celu poprawy jej funkcjonalności, bezpieczeństwa, czytelności, dostępności i skuteczności komunikacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na utrzymaniu i rozwijaniu serwisu.

Jeżeli wykorzystywane są narzędzia analityczne oparte o cookies inne niż niezbędne, ich użycie następuje po uzyskaniu zgody użytkownika.

4.5. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie praw i interesów Administratora.

5. Brak newslettera i brak cyklicznej wysyłki marketingowej

Administrator nie prowadzi obecnie newslettera ani cyklicznej wysyłki marketingowej.

Dane przekazane w ankiecie lub formularzu nie będą wykorzystywane do wysyłania newslettera ani regularnych materiałów promocyjnych bez osobnej, dobrowolnej zgody osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli taka funkcjonalność zostanie uruchomiona w przyszłości, użytkownik zostanie o tym wyraźnie poinformowany, a przetwarzanie danych w tym celu będzie wymagało osobnej zgody.

6. Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Administrator powinien informować osoby, których dane dotyczą, jak długo dane będą przechowywane albo według jakich kryteriów ten okres jest ustalany.

W szczególności:

• dane z ankiety lub formularza zainteresowania będą przechowywane przez okres potrzebny do analizy zainteresowania projektem, prowadzenia kontaktu oraz przygotowania dokumentacji projektowej, grantowej, edukacyjnej, wystawienniczej lub partnerskiej;
• dane związane z dokumentacją grantową, edukacyjną, wystawienniczą, partnerską lub inwestycyjną mogą być przechowywane przez okres realizacji projektu oraz wymaganej archiwizacji dokumentacji;
• dane z formularza kontaktowego lub e-maila będą przechowywane przez czas potrzebny do obsługi zapytania, a następnie maksymalnie przez 12 miesięcy w celach dowodowych i organizacyjnych;
• dane potrzebne do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami mogą być przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu serwisu i realizacji projektu, w szczególności:

• dostawcom usług hostingowych,
• dostawcom poczty elektronicznej,
• dostawcom narzędzi formularzy lub ankiet,
• podmiotom obsługującym stronę internetową,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, administracyjne, doradcze lub informatyczne,
• partnerom projektu, jeżeli jest to niezbędne do realizacji kontaktu, ankiety, listu intencyjnego, współpracy lub dokumentacji projektowej.

Podmioty, które przetwarzają dane na zlecenie Administratora, robią to na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z narzędzi zewnętrznych, takich jak hosting, narzędzia formularzy, ankiet, poczty elektronicznej, analityki lub inne usługi internetowe, dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, będzie się to odbywać z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych lub innych mechanizmów zgodnych z prawem.

9. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania danych,
• prawo usunięcia danych,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie,
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

UODO wskazuje, że administrator powinien poinformować osobę, której dane dotyczą, jakie prawa daje jej RODO oraz przekazać informacje prostym i zrozumiałym językiem.

W celu skorzystania z praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@xperibase.pl

10. Prawo do skargi

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do:

• przesłania ankiety,
• obsługi zapytania,
• prowadzenia kontaktu w sprawie projektu,
• przygotowania dokumentacji projektowej, grantowej, edukacyjnej, wystawienniczej lub partnerskiej.

Brak podania danych może uniemożliwić obsługę ankiety, kontakt lub dalszą komunikację dotyczącą projektu.

12. Pliki cookies

Serwis może wykorzystywać pliki cookies, czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika.

Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,
• zapamiętywania ustawień użytkownika,
• poprawy bezpieczeństwa,
• prowadzenia statystyk i analizy ruchu,
• poprawy funkcjonalności serwisu.

13. Rodzaje wykorzystywanych cookies

W serwisie mogą być stosowane następujące rodzaje cookies:

13.1. Cookies niezbędne

Są konieczne do prawidłowego działania strony i korzystania z jej podstawowych funkcji. Mogą być stosowane bez zgody użytkownika.

13.2. Cookies funkcjonalne

Umożliwiają zapamiętanie wybranych ustawień użytkownika i personalizację działania strony.

13.3. Cookies analityczne

Pomagają analizować sposób korzystania ze strony, mierzyć ruch i poprawiać jej funkcjonalność.

Cookies analityczne powinny być stosowane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli nie są niezbędne do działania serwisu.

14. Zarządzanie plikami cookies

Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.

Możliwe jest m.in.:

• blokowanie cookies,
• usuwanie zapisanych cookies,
• ograniczanie stosowania cookies,
• ustawianie powiadomień o ich użyciu.

Ograniczenie lub wyłączenie cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

Jeżeli serwis korzysta z banera cookies lub panelu zgód, użytkownik może również zarządzać zgodami za pomocą tego narzędzia.

15. Zewnętrzne narzędzia i usługi

Serwis może korzystać z zewnętrznych narzędzi wspierających jego działanie, takich jak:

• hosting,
• poczta elektroniczna,
• formularze kontaktowe,
• narzędzia ankietowe,
• narzędzia analityczne,
• narzędzia informatyczne wspierające obsługę strony.

Zakres wykorzystywanych narzędzi może się zmieniać wraz z rozwojem projektu. Jeżeli dane będą przetwarzane przez zewnętrznych dostawców usług, Administrator zadba o to, aby odbywało się to zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

16. Zmiany polityki prywatności

Administrator może zmieniać niniejszą Politykę prywatności i plików cookies, w szczególności w razie:

• zmian w przepisach prawa,
• zmian technologicznych,
• zmian funkcjonalności serwisu,
• zmian narzędzi wykorzystywanych do obsługi strony.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie publikowana na tej stronie.